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Ratgeber

Eingangsrechnungen per E-Mail automatisch sammeln

Handyvertrag, Software-Abo, Online-Shop: Die meisten Rechnungen kommen heute per Mail und bleiben dort liegen. Mit einer eigenen Adresse für Belege müssen Sie sie nie wieder zusammensuchen.

Eine Adresse nur für Belege

Jede Belegschachtel in belegbuddy hat ihre eigene Adresse, etwa meinefirma@belegbuddy.com. Was dort ankommt, wird abgeholt: PDF-Anhänge und Bilder werden zu Belegen, der Mailtext wird als PDF dazugelegt, Absender und Betreff bleiben gespeichert. Logos aus Signaturen und ähnlicher Kleinkram werden aussortiert.

Drei Wege dorthin

• Weiterleiten, was schon im Postfach liegt.
• Eine Regel im Mailprogramm anlegen, etwa für bestimmte Absender oder für das Wort „Rechnung“ im Betreff.
• Bei Shops und Abos die Belegschachtel-Adresse direkt als Rechnungsadresse eintragen, wo das möglich ist.

Keine Werbung in der Buchhaltung

In den Einstellungen legen Sie fest, welche Absender Belege schicken dürfen. Eine neue Belegschachtel nimmt zunächst alles an; sobald Sie eine Liste hinterlegen, wird der Rest verworfen. Newsletter landen so gar nicht erst bei Ihren Belegen.

Und dann?

Ist die KI eingeschaltet, liest sie die Rechnung aus: Lieferant, Datum, Beträge, Steuer je Satz, UID. Steht die UID nur im Mailtext, wird sie trotzdem gefunden. Den Buchungsvorschlag prüfen Sie im Posteingang, danach exportieren Sie Ihre Listen als Excel, CSV oder PDF.