Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für den Dienst belegbuddy.com · Stand: 2. November 2026

1. Anbieter und Geltungsbereich

belegbuddy.com (im Folgenden „belegbuddy“ oder „Dienst“) ist ein Service von dieIngenieure Technologiestrategieberatung und Lösungen e.U., Ernst-Melchior-Gasse 11/1/17, 1020 Wien, Österreich, office@dieingenieure.com, +43 650 993 5566 (im Folgenden „Anbieter“).

Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung von belegbuddy zwischen dem Anbieter und seinen Kundinnen und Kunden (im Folgenden „Nutzer“). Mit der Registrierung bzw. der Nutzung des Dienstes stimmen Nutzer diesen AGB zu. Abweichende Bedingungen der Nutzer gelten nur, wenn der Anbieter ihnen schriftlich zustimmt.

belegbuddy richtet sich in erster Linie an Unternehmer (z. B. Ein-Personen-Unternehmen, Selbstständige, Kleinunternehmen, Kanzleien) sowie an Vereine und Organisationen. Soweit Nutzer Verbraucher im Sinne des Konsumentenschutzgesetzes (KSchG) sind, gehen dessen zwingende Bestimmungen diesen AGB vor.

2. Leistungsbeschreibung

belegbuddy ist ein cloudbasierter Dienst (Software as a Service) zur Erfassung, Ablage, Auswertung und Verwaltung von Belegen und Dokumenten, insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Der Dienst umfasst je nach Tarif insbesondere:

• Erfassung von Belegen per Foto, Datei-Upload, Drag'n'Drop-Massenimport, E-Mail-Weiterleitung an eine eigene Belegschachtel-Adresse und WhatsApp;
• optionale KI-gestützte Auslese von Belegdaten (z. B. Lieferant, Datum, Beträge, Umsatzsteuer, UID-Nummer, Positionen, Zahlungs-QR-Codes) sowie Kategorie- und Buchungsvorschläge;
• optionaler KI-Chat zu den eigenen Listen und Daten;
• Prüfung von UID-Nummern über das MIAS/VIES-System der Europäischen Kommission sowie Abfrage öffentlich zugänglicher Firmendaten (z. B. Firmenbuchnummer);
• Verwaltung von Geschäftspartnern, frei definierbaren Listen und Kategorien;
• Export von Listen und Dokumenten (z. B. CSV, XLSX, PDF);
• getrennte Bereiche („Belegschachteln“) mit eigener Benutzerverwaltung.

Die Belege und Daten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. belegbuddy ist ein Hilfsmittel zur Belegverwaltung; es erbringt keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung und ersetzt keine ordnungsgemäße Buchführung durch die Nutzer oder deren Steuerberatung.

Der Anbieter entwickelt belegbuddy laufend weiter. Er ist berechtigt, Funktionen zu ändern, zu erweitern oder zu ersetzen, sofern der vereinbarte Kernnutzen des gewählten Tarifs erhalten bleibt.

3. Registrierung, Zugang und Konto

• Die Nutzung setzt ein Benutzerkonto voraus. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail-Adresse und Passwort (optional mit Zwei-Faktor-Bestätigung) oder über einen Anmeldedienst (derzeit Google, künftig auch Apple).
• Die Registrierung erfolgt selbst über belegbuddy.com. Der Anbieter kann eine Registrierung ablehnen oder ein Konto bei Missbrauch oder Verstoß gegen diese AGB sperren; ein Anspruch auf Vertragsabschluss besteht nicht.
• Die bei der Registrierung angegebenen Daten müssen wahr und aktuell sein. Zugangsdaten sind geheim zu halten; Nutzer sind für alle Aktivitäten verantwortlich, die über ihr Konto erfolgen, und informieren den Anbieter unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch.

4. Belegschachteln, Benutzer und Rollen

Eine Belegschachtel ist ein in sich abgeschlossener Bereich (z. B. je Unternehmen, Mandant, Projekt, Verein oder Niederlassung) mit eigenen Belegen, Listen, Einstellungen und Benutzern. Wer eine Belegschachtel anlegt, ist für deren Inhalte und für die Vergabe von Zugängen verantwortlich. Eingeladene Benutzer (z. B. Mitarbeitende oder Steuerberatung) erhalten Zugriff im Rahmen der ihnen zugewiesenen Rechte. Der Inhaber einer Belegschachtel stellt sicher, dass eingeladene Benutzer diese AGB einhalten.

5. Tarife, Kontingente und Fair Use

Der Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif (derzeit Starter, Solo, Business und Business Pro) gemäß der jeweils aktuellen Tarifübersicht auf belegbuddy.com. Die Tarife unterscheiden sich insbesondere in der Anzahl der Belegschachteln und Benutzer, im Speicherplatz, in der maximalen Dateigröße, im monatlichen KI-Kontingent (gemessen in Token), in den verfügbaren Eingangskanälen und KI-Modellen sowie in weiteren Funktionen.

• Der Verbrauch des KI-Kontingents ist für Nutzer im Dienst jederzeit sichtbar. Ist das monatliche Kontingent ausgeschöpft, können KI-Funktionen bis zum Beginn des nächsten Monats eingeschränkt sein; die Ablage und Verwaltung von Belegen bleibt davon unberührt.
• Sehr kleine Dateien (z. B. Logos aus E-Mail-Signaturen) werden automatisch nicht als Beleg übernommen.
• Die Nutzung hat im üblichen Rahmen zu erfolgen (Fair Use). Eine automatisierte Massennutzung, die über die bestimmungsgemäße Belegverwaltung hinausgeht oder die Stabilität des Dienstes gefährdet, kann der Anbieter nach vorheriger Information einschränken.

6. Preise, Zahlung und Laufzeit

• Der Tarif Starter ist dauerhaft kostenlos. Für kostenpflichtige Tarife gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf belegbuddy.com veröffentlichten Preise. Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
• Kostenpflichtige Tarife können monatlich oder jährlich (mit Preisnachlass) abgerechnet werden. Die Entgelte sind jeweils im Voraus für den Abrechnungszeitraum fällig.
• Die Zahlung erfolgt online über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland) mit den beim Bezahlvorgang angebotenen Zahlungsarten, z. B. Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Der Betrag wird zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums automatisch eingezogen; die Rechnung wird elektronisch bereitgestellt. Zahlungsdaten, Rechnungsadresse und UID-Nummer können Nutzer in der Vertragsverwaltung selbst ändern.
• Monatliche Tarife können jederzeit zum Ende des laufenden Monats, jährliche Tarife zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden. Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Ein Wechsel in einen höheren Tarif ist jederzeit möglich.
• Der Anbieter kann Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens zwei Monaten zum nächsten Abrechnungszeitraum anpassen. Nutzer können in diesem Fall zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen.
• Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen nach Mahnung vorübergehend einschränken; der Zugriff auf die eigenen Daten zum Export bleibt erhalten.

7. KI-Funktionen

• Die KI-gestützte Auswertung ist optional und kann je Belegschachtel in den Einstellungen ein- und ausgeschaltet werden. Bei aktivierter KI werden Belege bzw. Listendaten zur Auswertung an das gewählte KI-Modell übermittelt; Details regelt die Datenschutzerklärung.
• Welche KI-Modelle zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem Tarif. In den Tarifen Starter und Solo wird Google Gemini eingesetzt; dabei ist nicht ausgeschlossen, dass Google die übermittelten Inhalte zum Training seiner Modelle verwendet. In den Tarifen Business und Business Pro werden Cloud-Modelle eingesetzt, bei denen die Inhalte nicht zum Training verwendet werden, sowie ein lokales Modell, bei dem die Daten die EU nicht verlassen. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.
• KI-Ergebnisse (ausgelesene Daten, Kategorien, Buchungsvorschläge, Chat-Antworten) werden automatisiert erzeugt und können fehlerhaft oder unvollständig sein. Sie sind Vorschläge; Nutzer sind verpflichtet, sie vor der Verwendung – insbesondere für Buchhaltung, Steuererklärungen oder Zahlungen – zu prüfen.
• In höheren Tarifen können weitere KI-Modelle und eigene API-Schlüssel der Nutzer verwendet werden. Bei Verwendung eines eigenen API-Schlüssels gelten zusätzlich die Bedingungen des jeweiligen KI-Anbieters im Verhältnis zwischen Nutzer und diesem Anbieter; die dort anfallenden Kosten trägt der Nutzer. Eigene API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert.

8. Eingangskanäle (E-Mail, WhatsApp)

• Jede Belegschachtel erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Nutzer können festlegen, von welchen Absendern Belege angenommen werden; bei neuen Belegschachteln sind zunächst alle Absender erlaubt. Für Inhalte, die Dritte an diese Adresse senden, ist der Inhaber der Belegschachtel verantwortlich.
• Die Übermittlung per WhatsApp erfolgt über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd. Für die Nutzung von WhatsApp gelten zusätzlich die Bedingungen von WhatsApp; die Verfügbarkeit dieses Kanals hängt von Meta ab.

9. Pflichten der Nutzer

• Nutzer laden nur Inhalte hoch, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind, und verwenden den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke.
• Es dürfen keine Schadsoftware, keine rechtswidrigen Inhalte und keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen, übermittelt werden.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. sieben Jahre nach § 132 BAO) liegen in der Verantwortung der Nutzer. belegbuddy unterstützt dabei, ersetzt aber keine eigene Sicherung; Nutzer sollten ihre Daten regelmäßig exportieren.
• Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Anbieter den Zugang nach Möglichkeit nach vorheriger Information sperren.

10. Daten, Export und Löschung

• Alle hochgeladenen Belege und erfassten Daten bleiben Eigentum der Nutzer. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte, außer dem zur Erbringung des Dienstes erforderlichen Nutzungsrecht.
• Nutzer können ihre Daten jederzeit in gängigen Formaten exportieren und einzelne Belege löschen.
• Nach Vertragsende stehen die Daten noch 30 Tage zum Export zur Verfügung und werden danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung beim Anbieter besteht.

11. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung.

Soweit Belege personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Namen und Adressen von Geschäftspartnern), verarbeitet der Anbieter diese im Auftrag der Nutzer als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nach den Weisungen der Nutzer, die sich aus diesen AGB und den Einstellungen im Dienst ergeben. Der Anbieter verpflichtet die mit der Verarbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit, trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, setzt die in der Datenschutzerklärung genannten Unterauftragsverarbeiter ein (die Nutzer werden über Änderungen informiert und können widersprechen), unterstützt die Nutzer bei Betroffenenanfragen und meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich. Auf Wunsch stellt der Anbieter eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung zur Verfügung.

12. Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit des Dienstes. Wartungsarbeiten, technische Störungen sowie Ausfälle von Diensten Dritter (z. B. Hosting, KI-Anbieter, WhatsApp, VIES) können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich gesondert vereinbart.

13. Haftung

• Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden.
• Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter gegenüber Unternehmern nicht. Gegenüber Verbrauchern ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit – außer bei Personenschäden – ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
• Der Anbieter haftet insbesondere nicht für die Richtigkeit von KI-Ergebnissen, für Entscheidungen, die Nutzer auf deren Grundlage treffen, für entgangenen Gewinn, für Datenverlust, der durch regelmäßige Datensicherung der Nutzer vermeidbar gewesen wäre, sowie für Störungen bei Diensten Dritter.
• Gegenüber Unternehmern ist die Haftung – soweit zulässig – der Höhe nach mit den in den letzten zwölf Monaten gezahlten Entgelten begrenzt.

14. Rücktrittsrecht für Verbraucher

Verbraucher können von einem im Fernabsatz geschlossenen Vertrag innerhalb von 14 Tagen ab Vertragsschluss ohne Angabe von Gründen zurücktreten (§ 11 FAGG). Die Rücktrittserklärung ist formfrei an die oben genannte Adresse oder E-Mail-Adresse zu richten. Verlangt der Verbraucher ausdrücklich, dass die Leistung bereits während der Rücktrittsfrist beginnt, hat er bei Rücktritt einen anteiligen Betrag für die bis dahin erbrachten Leistungen zu zahlen (§ 16 FAGG). Für den kostenlosen Tarif Starter fällt kein Entgelt an.

15. Änderungen

Der Anbieter kann diese AGB ändern, wenn dies aufgrund gesetzlicher Änderungen, geänderter Rechtsprechung oder der Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist. Änderungen werden den Nutzern mindestens einen Monat vor Inkrafttreten per E-Mail oder im Dienst mitgeteilt. Widersprechen Nutzer nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Im Fall eines Widerspruchs können beide Seiten den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

16. Schlussbestimmungen

• Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts. Für Verbraucher bleiben zwingende Schutzbestimmungen ihres Aufenthaltsstaates unberührt.
• Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Unternehmern ist das sachlich zuständige Gericht in Wien. Für Verbraucher gilt der gesetzliche Gerichtsstand.
• Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.

Kontakt

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Ernst-Melchior-Gasse 11/1/17, 1020 Wien, Österreich
office@dieingenieure.com · +43 650 993 5566