Datenschutzerklärung
für den Dienst belegbuddy.com · Stand: 2. November 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
dieIngenieure Technologiestrategieberatung und Lösungen e.U.
Ernst-Melchior-Gasse 11/1/17, 1020 Wien, Österreich
office@dieingenieure.com · +43 650 993 5566
Soweit Sie in belegbuddy Belege mit personenbezogenen Daten Dritter ablegen (z. B. Rechnungen Ihrer Geschäftspartner), sind Sie für diese Daten Verantwortlicher und wir verarbeiten sie als Ihr Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe AGB Punkt 11).
2. Kurz zusammengefasst
- Ihre Belege und Daten werden auf Servern in Deutschland (EU) gespeichert.
- Die KI-Auswertung ist optional. Nur wenn Sie sie einschalten, werden Belege bzw. Listendaten an ein KI-Modell übermittelt.
- In den Tarifen Starter und Solo ist das Google Gemini; dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden, und es ist nicht ausgeschlossen, dass Google die Inhalte zum Training seiner Modelle verwendet.
- In den Tarifen Business und Business Pro werden Cloud-Modelle ohne Training mit Ihren Daten eingesetzt; mit dem lokalen Modell bleiben Ihre Daten vollständig in der EU.
- Wir verkaufen keine Daten, verwenden sie nicht für Werbung und setzen keine Tracking- oder Analysedienste ein.
- Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren und löschen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Sprache, Rolle und Rechte, Zugehörigkeit zu Belegschachteln, ggf. Kennung des Anmeldedienstes (Google/Apple) |
| Stammdaten der Belegschachtel | Firmen- bzw. Vereinsname, Adresse, UID-Nummer, Firmenbuchnummer, Website, Branche, Einstellungen (z. B. erlaubte E-Mail-Absender) |
| Belege und Inhalte | hochgeladene Dateien (PDF, Bilder), daraus ausgelesene Daten (Lieferant, Beträge, Steuer, IBAN, Positionen), Listen, Kategorien, Geschäftspartner, Notizen |
| Kommunikationsdaten | Absenderadresse, Betreff und Anhänge eingehender E-Mails; Telefonnummer und Nachrichten/Bilder bei WhatsApp; Chat-Fragen an den KI-Chat |
| Nutzungs- und Protokolldaten | Zeitpunkte von Anmeldungen und Importen, Verbrauch von KI-Token, technische Protokolle (inkl. IP-Adresse in Server-Logs) |
| Abrechnungsdaten | bei kostenpflichtigen Tarifen: Rechnungsadresse, UID-Nummer, Tarif, Rechnungen, Zahlungseingänge sowie die Kunden- und Abo-Kennung bei Stripe (Karten- oder Kontodaten speichern wir nicht) |
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung des Dienstes (Konto, Ablage, Auswertung, Export, Support): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- KI-Auswertung und KI-Chat: Vertragserfüllung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Aktivierung in den Einstellungen; Sie können die Funktion jederzeit deaktivieren.
- Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Zahlungsabwicklung über Stripe bei kostenpflichtigen Tarifen: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrung (Rechnungen an Sie): rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Service-E-Mails (z. B. Einladungen, Bestätigungscodes, Hinweise zu Ihrem Konto): Vertragserfüllung. Newsletter oder Werbung versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung.
5. Speicherung und Hosting
Die Anwendung, die Datenbank, die hochgeladenen Belege sowie der E-Mail-Empfang und -Versand werden bei der Neue Medien Münnich GmbH (ALL-INKL.COM), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Der Hoster ist als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden.
6. KI-Funktionen (optional)
Ist in einer Belegschachtel die KI-Auswertung eingeschaltet, nutzt belegbuddy das für die Belegschachtel ausgewählte KI-Modell. Dabei werden übermittelt:
- Belegauswertung: die Belegdatei (PDF oder Bild) zur Auslese der Belegdaten und für Kategorievorschläge;
- KI-Chat: Ihre Fragen sowie ein Auszug Ihrer Listendaten als Datei, die beim KI-Anbieter vorübergehend gespeichert wird;
- Einrichtungsassistent: Firmenname, Website-Inhalte und öffentlich verfügbare Firmendaten, um Vorschläge für Einstellungen zu erstellen.
Welches Modell zum Einsatz kommt und was mit den Inhalten geschieht, hängt vom Tarif ab:
| Tarif | KI-Modell | Verwendung der Daten |
|---|---|---|
| Starter, Solo | Google Gemini über die Gemini API (Google LLC bzw. Google Ireland Ltd.) | Die Verarbeitung kann außerhalb der EU erfolgen. Nach den Bedingungen von Google für diese Nutzung ist nicht ausgeschlossen, dass Google die übermittelten Inhalte zur Verbesserung und zum Training seiner Modelle verwendet; dabei können auch Mitarbeitende von Google Inhalte einsehen. Laden Sie daher keine Belege mit besonders sensiblen Daten zur KI-Auswertung hoch, wenn Sie das nicht möchten, oder deaktivieren Sie die KI-Auswertung. |
| Business, Business Pro – Cloud-Modell | Cloud-Modelle, deren Anbieter bei der Modellauswahl angezeigt wird | Es werden nur Anbieter und Vertragsbedingungen eingesetzt, bei denen die Inhalte nicht zum Training verwendet werden. Die Inhalte werden ausschließlich zur Erzeugung der Antwort verarbeitet; der Anbieter kann sie für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung speichern. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich. |
| Business, Business Pro – lokales Modell | Von uns auf Servern in der EU betriebenes Modell | Die Inhalte verlassen die EU nicht und werden an keinen KI-Anbieter übermittelt. |
Verwenden Sie einen eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters, erfolgt die Übermittlung über Ihr eigenes Konto bei diesem Anbieter; insoweit gelten dessen Bedingungen und Datenschutzbestimmungen. Ihr Schlüssel wird bei uns verschlüsselt gespeichert und nur für Ihre Abfragen verwendet.
Die KI trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie (keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO); alle Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie prüfen und bestätigen.
7. Anmeldung über Google oder Apple
Wenn Sie sich mit Google (bzw. künftig mit Apple) anmelden, erhalten wir vom jeweiligen Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Benutzerkennung. Wir erhalten kein Passwort. Für die Anmeldung beim Anbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen (Google Ireland Ltd.; Apple Distribution International Ltd.).
8. E-Mail-Eingang und WhatsApp
- E-Mail: An die Adresse Ihrer Belegschachtel gesendete E-Mails werden automatisch abgerufen. Anhänge werden als Belege übernommen; Absender, Betreff und ggf. der E-Mail-Text werden zum Beleg gespeichert. E-Mails von nicht erlaubten Absendern werden verworfen.
- WhatsApp: Wenn Sie Belege per WhatsApp senden, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, um sie Ihrem Konto zuzuordnen, sowie die gesendeten Bilder, Dokumente und Nachrichten. Die Übermittlung erfolgt über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland; Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.
9. UID-Prüfung und Firmendaten
Zur Prüfung von UID-Nummern fragen wir das MIAS/VIES-System der Europäischen Kommission ab. Zur Ermittlung von Firmenbuchnummern und Firmendaten werden öffentlich zugängliche Quellen abgefragt (z. B. die Ediktsdatei bzw. Veröffentlichungsplattform EVI der Republik Österreich sowie die Website des Unternehmens). Dabei werden nur die zur Abfrage nötigen Daten (UID-Nummer, Firmenname, Website-Adresse) übermittelt.
10. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Empfänger | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Neue Medien Münnich GmbH (ALL-INKL.COM) | Hosting, Datenbank, Dateispeicher, E-Mail | Deutschland |
| Google (Gemini API) | KI-Auswertung, KI-Chat, Einrichtungsvorschläge – nur bei aktivierter KI (Starter, Solo; in Business-Tarifen, wenn ein Gemini-Cloud-Modell gewählt ist) | EU / USA |
| weitere Anbieter von Cloud-Modellen | KI-Auswertung in den Tarifen Business und Business Pro, sofern ein solches Modell gewählt ist – ohne Training mit Ihren Daten | je nach Anbieter, wird bei der Modellauswahl angezeigt |
| Google (Anmeldung, reCAPTCHA) | Anmeldung mit Google; Schutz der Registrierung vor automatisierten Anfragen (reCAPTCHA) | EU / USA |
| Apple | Anmeldung mit Apple (sobald verfügbar) | EU / USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Belegeingang per WhatsApp – nur bei Nutzung | EU / USA |
| Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland | Zahlungsabwicklung, Abonnement- und Rechnungsverwaltung – nur bei kostenpflichtigen Tarifen | EU / USA |
| Europäische Kommission (VIES) | UID-Prüfung | EU |
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden) oder Sie selbst Personen Zugriff auf Ihre Belegschachtel geben (z. B. Ihrer Steuerberatung).
Stripe: Bei der Bestellung eines kostenpflichtigen Tarifs werden Sie zur Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Stripe verarbeitet dort Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, UID-Nummer und Zahlungsdaten (z. B. Karte oder Konto) zur Abwicklung der Zahlung, zur Berechnung der Umsatzsteuer und zur Betrugsprävention; für die Betrugsprävention handelt Stripe teilweise als eigener Verantwortlicher. Wir erhalten von Stripe nur die Kunden- und Abo-Kennung, den Zahlungsstatus und die Rechnungsdaten, keine vollständigen Karten- oder Kontodaten. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/at/privacy).
Google reCAPTCHA: Auf der Anmelde- und Registrierungsseite setzen wir Google reCAPTCHA (Google Ireland Ltd.) ein, um Registrierungen durch Bots zu verhindern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Google übermittelt. Schriftarten liefern wir dagegen von unserem eigenen Server aus; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen.
11. Übermittlung in Drittländer
Bei Google, Apple, Meta und Stripe kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Diese Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend werden Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) verwendet. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verarbeitung außerhalb der EU ein anderes Datenschutzniveau bestehen kann. Ohne aktivierte KI-Funktionen bzw. mit dem lokalen Modell, ohne WhatsApp und ohne Anmeldung über Google oder Apple bleiben Ihre Belege ausschließlich auf Servern in der EU.
12. Cookies und lokaler Speicher
belegbuddy verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und Browserspeicher, keine Tracking- oder Werbe-Cookies:
- tt-tok – hält Sie angemeldet (Sitzung bzw. bis zur Abmeldung);
- bb_apple_state – Schutz bei der Anmeldung mit Apple (wenige Minuten);
- Sitzungs-Cookie von PHP – technische Sitzung;
- lokaler Browserspeicher – z. B. gewählte Sprache, Ansichtseinstellungen von Tabellen, Status des Einführungsrundgangs und des Chatfensters.
Da diese für den Betrieb erforderlich sind, ist keine Einwilligung nötig (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).
13. Speicherdauer
- Belege und Inhalte speichern wir, solange Sie sie in belegbuddy aufbewahren. Gelöschte Belege werden entfernt; nach Vertragsende werden alle Daten nach einer Frist von 30 Tagen zum Export gelöscht.
- Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags.
- Technische Protokolle und Importprotokolle werden nach spätestens 12 Monaten gelöscht oder anonymisiert.
- Rechnungs- und Abrechnungsdaten bewahren wir entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sieben Jahre auf (§ 132 BAO).
- Beim KI-Anbieter vorübergehend gespeicherte Dateien (KI-Chat) werden dort automatisch nach kurzer Zeit (derzeit 48 Stunden) gelöscht.
14. Sicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, unter anderem:
- verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) zwischen Ihrem Browser, unseren Servern und den eingesetzten Diensten;
- strikte Trennung der Daten je Belegschachtel und rollenbasierte Zugriffsrechte;
- Speicherung von Passwörtern nur als Hash, verschlüsselte Speicherung eigener API-Schlüssel;
- optionale Zwei-Faktor-Bestätigung bei der Anmeldung;
- regelmäßige Datensicherungen beim Hoster.
15. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – die KI-Funktionen etwa jederzeit in den Einstellungen Ihrer Belegschachtel deaktivieren.
Wenden Sie sich dazu an office@dieingenieure.com. Damit Daten nicht an Unbefugte gelangen, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge können wir ablehnen (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).
Sie haben außerdem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
16. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder im Dienst. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter belegbuddy.com/datenschutz.html.