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Funktionen

Was belegbuddy alles kann

Hier steht, was die App heute tatsächlich macht – vom Kassabon im Handschuhfach bis zur fertigen Liste für die Steuerberatung. Kein Marketing-Nebel, sondern die Funktionen, die Sie nach der Registrierung vorfinden.

Belege hineinbekommen

Am Handy öffnet „Beleg fotografieren“ direkt die Kamera, am Computer die Webcam. Den Link können Sie sich als Verknüpfung auf den Startbildschirm legen, dann ist der Beleg in zwei Sekunden drin. Dateien laden Sie im Posteingang hoch, auch mehrere auf einmal.

Jede Belegschachtel hat eine eigene Adresse nach dem Muster name@belegbuddy.com. Was dort von erlaubten Absendern ankommt, wird abgeholt: Anhänge werden zu Belegen, der Text der E-Mail selbst wird als PDF dazugelegt. Steht im Mailtext eine UID-Nummer, wird sie gleich übernommen.

Per WhatsApp verknüpfen Sie Ihre Nummer einmal mit einem fünfstelligen Code. Danach schicken Sie Fotos oder PDFs, und belegbuddy antwortet mit einer kleinen Übersicht als Bild: Buchungen, Geschäftspartner, Titel und ein Farbpunkt, ob alles passt.

Die KI liest mit (wenn Sie wollen)

Ist die KI eingeschaltet, liest sie Lieferant, Datum, Gesamtbetrag samt Trinkgeld, die Steuer je Satz, UID-Nummer und Herkunftsland aus und schlägt eine Kategorie vor. Sie erkennt, ob es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung ist, und verwechselt dabei Ihr eigenes Unternehmen nicht mit dem Geschäftspartner. Gehören mehrere Dateien zu einem Beleg, werden sie gemeinsam ausgewertet.

Sie wählen, wie genau gebucht wird: brutto, netto mit einer Steuerzeile je Satz, oder jede Position einzeln – praktisch fürs Haushaltsbuch. Zahlungs-QR-Codes und die QR-Codes österreichischer Registrierkassen werden ebenfalls gelesen.

Der Posteingang

Links die Belege, rechts der Vorschlag. Mit den Pfeiltasten springen Sie durch die Liste, mit der Einfg-Taste übernehmen Sie den Vorschlag unverändert und landen beim nächsten Beleg. Am Handy wischen Sie. Viele Belege auf einmal markieren, verschlagworten, sperren, neu auswerten oder in eine andere Belegschachtel verschieben geht ebenfalls.

Zum Bearbeiten gibt es Zuschneiden, Drehen und einen kleinen Rechner, dessen Ergebnis direkt als Buchungszeile übernommen wird. Hochgeladene PDFs werden als PDF/A gespeichert.

Konten und Karten

Kontoauszüge importieren Sie als CAMT, MT940, CSV oder Excel. Liegt nur ein PDF vor, etwa die Kreditkartenabrechnung, liest die KI die Umsätze aus und prüft, ob Anfangssaldo und Bewegungen den Endsaldo ergeben. Doppelt importiert wird nichts, auch wenn Sie dieselbe Datei zweimal hochladen.

Danach schlägt belegbuddy zu jeder Kontobewegung passende Belege vor und bewertet sie: Betrag, Zeitraum, IBAN des Geschäftspartners, Name oder Rechnungsnummer im Buchungstext. Sehr sichere Treffer sind schon vorausgewählt.

Anlageregister mit AfA

Für Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, rechnet der AfA-Rechner die Jahresbeträge aus: linear oder degressiv mit Wechsel auf linear, auf Wunsch mit Halbjahresregel. Jede Jahres-AfA wird als Buchung zum 31. Dezember angelegt, das Anlageregister zeigt Summen je Jahr.

Geschäftspartner und Stammdaten

UID-Nummern werden über das VIES-System der EU geprüft, österreichische Firmen zusätzlich im Firmenbuch gefunden. Jeder Partner kann eine Standardkategorie haben. Wiedererkannt wird er an IBAN, E-Mail-Adresse, Domain, UID, Kassen-ID oder Name.

Auswertungen, Suche und Export

Das Dashboard zeigt Einnahmen und Ausgaben je Jahr, Kategorien, Monatsvergleiche und die wichtigsten Geschäftspartner. Eigene Listen lassen sich filtern und speichern. Exportiert wird als Excel oder CSV mit Links zu den Belegen, oder als ein PDF mit allen Belegen, auf Wunsch mit einem Stempel je Seite. Ab dem Tarif Solo beantwortet ein KI-Chat Fragen zu Ihren Eingangsrechnungen, etwa „Was habe ich 2025 für Software ausgegeben?“.

Mehrere Belegschachteln, mehrere Leute

Eine Belegschachtel pro Firma, Projekt, Verein oder Vermietung, jede mit eigener Adresse, eigenen Kategorien und eigenen Benutzern. Für Teams gibt es die Rollen Administrator, Buchhaltung, Erfasser und Lesezugriff. Belege können Sie auch per Link nach außen freigeben; jeder Zugriff wird protokolliert.

Der Einstieg

Nach der Registrierung fragt ein Assistent nach Ihrer UID- oder Firmenbuchnummer und holt Firmendaten, Adresse und sogar das Logo von Ihrer Website. Die KI schlägt passende Kategorien und Steuersätze vor; für Haushalt, Vereine, Kunstschaffende und Zustelldienste gibt es fertige Vorlagen. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und Polnisch.