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Ratgeber

Belege digitalisieren: So geht es richtig

Thermopapier verblasst, Zettel gehen verloren, Ordner werden voll. Digitale Belege sind durchsuchbar und in Minuten bei der Steuerberatung. Damit das klappt, kommt es auf ein paar Kleinigkeiten an.

Ein gutes Foto

Beleg auf einen dunklen Tisch legen, glatt streichen, von oben fotografieren. Alle vier Ränder sollten drauf sein, ebenso Lieferant, Datum, Beträge und Steuer. Bei langen Bons lieber zwei Fotos machen als eines, auf dem man nichts lesen kann. Rechnungen, die Sie als PDF bekommen, bitte nicht ausdrucken und wieder einscannen: Das PDF ist schon das Original.

Sofort ablegen

Der beste Zeitpunkt ist an der Kassa. Bei belegbuddy reicht ein Foto mit dem Handy oder eine WhatsApp-Nachricht; E-Mail-Rechnungen leiten Sie an Ihre Belegschachtel weiter. Dann gibt es am Jahresende keinen Stapel.

Daten, nicht nur Bilder

Ein Foto allein ist noch keine Buchhaltung. Was zählt, sind Lieferant, Datum, Netto, Steuer, Brutto und Kategorie. Die KI in belegbuddy liest das aus, prüft die UID-Nummer und macht einen Buchungsvorschlag. Kontrollieren sollten Sie ihn trotzdem: Eine KI liegt manchmal daneben.

Aufbewahrung

In Österreich gilt für Bücher und Belege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren (§ 132 BAO). Digital aufbewahren ist erlaubt, wenn die Belege bis zum Ende der Frist vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. Ob Sie die Papierbelege danach wegwerfen dürfen und welche Ausnahmen es gibt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Exportieren Sie Ihre Daten außerdem regelmäßig als eigene Sicherung.

Von Anfang an trennen

Firma und Vermietung, zwei Projekte, der Verein: Was getrennt abgerechnet wird, gehört in getrennte Belegschachteln, jede mit eigener Adresse und eigenen Kategorien.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.